Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất

Việc kiểm kê hàng tồn kho là rất cần thiết đối với mỗi công ty, đơn vị kinh doanh. Vậy kiểm kê hàng tồn kho là gì? Có những lưu ý gì khi kiểm kê hàng tồn kho? Bài viết dưới đây của Dichvuecom sẽ chia sẻ cho bạn những phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất.

Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho được hiểu là việc cân, đếm số lượng hàng hoá còn trong kho. Xác nhận và đánh giá số lượng, chất lượng và giá trị của tài sản trong kho tại thời điểm kiểm tra để đối chiếu với dữ liệu được ghi lại. 

Thời điểm nào cần kiểm kê? Có cần kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên không? Câu trả lời là tùy theo từng doanh nghiệp và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp đó. Thời điểm kiểm kê có thể khác nhau, doanh nghiệp có thể điều chỉnh cho phù hợp, ví dụ:  

• Cuối kỳ kế toán của năm, trước khi kế toán lập Báo cáo tài chính
• Khi thực hiện việc chia – tách – sáp nhập, giải thể doanh nghiệp hoặc chấm dứt hoạt động, phá sản, bán hoặc cho thuê doanh nghiệp
• Đơn vị/Doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi hình thức sở hữu
• Quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu đánh giá lại tài sản doanh nghiệp
• Các trường hợp khác theo quy định pháp luật… 

Doanh nghiệp có thể kiểm kê hàng tồn kho toàn bộ hoặc theo từng phần. Trong đó, kiểm kê toàn bộ là việc áp dụng đối với tất cả các mặt hàng tài sản, hàng hoá, trang thiết bị… của đơn vị. Còn kiểm kê từng phần chỉ trong phạm vi của một số mặt hàng cụ thể. 

Thời gian tiến hành kiểm kê: Kiểm kê định kỳ (Đã lên lịch trước) hoặc kiểm kê bất thường (không quy định thời hạn trước).

Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Thông thường, có 2 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho đó là phương pháp kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ và phương pháp kê khai thường xuyên. 

1. Phương pháp kê khai định kỳ

Tính chất, nội dung của phương pháp:

• Phản ánh hàng hoá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ không thường xuyên, không liên tục. Phương pháp này không phản ánh được từng đợt xuất/nhập hàng hoá trong kỳ 
• Giá trị hàng hoá xuất kho trong kỳ được tính vào cuối kỳ 
• Giá trị hàng hóa xuất kho = giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + tổng trị giá hàng hóa nhập kho trong kỳ – giá trị hàng tồn kho cuối kỳ 

Chứng từ sử dụng:

• Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho
• Biên bản kiểm kê vật tư và biên bản kiểm kê hàng hóa. 

Chứng từ nhập/xuất kho và biên bản kiểm kê hàng hóa chỉ được chuyển đến phòng kế toán kho và bộ phận quản lý kho vào cuối kỳ.

Đối tượng áp dụng:

• Các đơn vị kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp, nhiều chủng loại, mặt hàng, quy cách, mẫu mã, số lượng lớn
• Các đơn vị chỉ sản xuất một loại hàng hóa, sản phẩm cụ thể

2. Phương pháp kê khai thường xuyên

Tính chất, nội dung của phương pháp: 

• Phương pháp này có thể theo dõi thường xuyên, liên tục, thực hiện có hệ thống
• Phản ánh tình hình nhập kho, xuất kho, số lượng thực tế hàng hóa tồn kho
• Giá trị hàng hóa xuất kho có thể tính toán ở bất kỳ thời điểm nào
• Trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ = Trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng hóa nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng xuất kho trong kỳ

Chứng từ sử dụng:

• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
• Biên bản kiểm kê vật tư, biên bản kiểm kê hàng hóa

Đối tượng áp dụng:

• Đơn vị sản xuất: xây dựng, công nghiệp, lắp đặt,…
• Đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn: thiết bị điện tử, máy móc, dụng cụ công nghệ,…

Trên đây là 2 phương pháp kiểm kê truyền thống và mất rất nhiều thời gian cũng như công sức, tiền bạc để kê khai hàng tồn kho. Hiện nay có rất nhiều phương pháp kiểm kê nhanh chóng với độ chính xác cao nhờ ứng dụng công nghệ hiện đại như:

3. Phương pháp kiểm kê bằng mã vạch (Barcode Inventory Method)

Tính chất, nội dung:

Đây là phương pháp sử dụng công nghệ mã vạch để ghi nhận và kiểm soát hàng tồn kho. Mỗi sản phẩm sẽ được gán một mã vạch (barcode) chứa thông tin như mã SKU, tên sản phẩm, lô hàng, hạn sử dụng,… Khi thực hiện kiểm kê, nhân viên dùng thiết bị quét mã vạch để ghi nhận nhanh chóng và chính xác số lượng sản phẩm thực tế. Hệ thống phần mềm sẽ tự động đối chiếu số liệu và cập nhật tồn kho theo thời gian thực.

Chứng từ sử dụng:

Hệ thống ghi nhận thông tin kiểm kê sẽ thay thế phần lớn các chứng từ giấy. Tuy nhiên, vẫn có thể sử dụng phiếu nhập – xuất kho và biên bản kiểm kê để đối chiếu nếu cần.

Đối tượng áp dụng:

Phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, đặc biệt trong lĩnh vực bán lẻ, thương mại điện tử, siêu thị, chuỗi cửa hàng tiện lợi hoặc đơn vị có kho hàng lớn, nhiều mã hàng hóa.

4. Phương pháp kiểm kê bằng công nghệ RFID (Radio Frequency Identification)

Tính chất, nội dung:

RFID là phương pháp kiểm kê tiên tiến nhất hiện nay. Thay vì quét thủ công như mã vạch, sản phẩm được gắn thẻ RFID và thông tin được quét tự động qua sóng radio khi hàng hóa di chuyển hoặc nằm trong vùng phủ sóng đầu đọc. Phương pháp này giúp rút ngắn thời gian kiểm kê, giảm sai sót do con người và quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực một cách tự động.

Chứng từ sử dụng:

Hệ thống RFID sẽ tích hợp với phần mềm ERP hoặc quản lý kho (WMS), các biên bản kiểm kê sẽ được tạo tự động. Các chứng từ thủ công gần như không cần thiết trừ khi có yêu cầu kiểm tra chéo.

Đối tượng áp dụng:

Phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất, logistics, kho vận lớn hoặc ngành hàng có giá trị cao như linh kiện điện tử, dược phẩm, thiết bị y tế, thời trang cao cấp,… Do chi phí đầu tư cao, thường được sử dụng trong các doanh nghiệp lớn có tiềm lực tài chính.

Ví dụ: Ứng dụng công nghệ RFID tại các nhà máy gia công hàng Decathlon Việt Nam

• Bối cảnh: Trước khi áp dụng công nghệ RFID, các nhà máy gia công hàng cho Decathlon tại Việt Nam gặp khó khăn trong việc kiểm kê hàng hóa do quy trình thủ công tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.​
• Giải pháp: Decathlon đã triển khai hệ thống RFID tại các nhà máy của mình. Nhân viên kho sử dụng thiết bị đầu đọc RFID cầm tay kết hợp với máy tính bảng có cài đặt phần mềm chuyên dụng để quét các sản phẩm và thùng hàng trong kho.
• Kết quả: Việc áp dụng công nghệ RFID giúp Decathlon nâng cao hiệu quả kiểm kê hàng tồn kho, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian so với phương pháp kiểm kê thủ công trước đây.​

5. Phương pháp kiểm kê di động (Mobile Inventory Counting)

Tính chất, nội dung:

Sử dụng thiết bị di động như smartphone hoặc máy quét cầm tay tích hợp phần mềm kiểm kê (mobile app), cho phép nhân viên kiểm kê tại chỗ, cập nhật dữ liệu trực tiếp lên hệ thống điện toán đám mây. Phương pháp này linh hoạt, dễ sử dụng, giảm phụ thuộc vào máy móc cồng kềnh.

Chứng từ sử dụng:

Chứng từ được số hóa hoàn toàn, quản lý qua phần mềm. Có thể xuất biên bản kiểm kê, báo cáo sai lệch ngay lập tức từ ứng dụng.

Đối tượng áp dụng:

Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ đến trung bình, các doanh nghiệp bán lẻ, kho nhỏ hoặc các đơn vị cần sự linh hoạt cao trong vận hành kho hàng.

5. Phương pháp kiểm kê bằng hệ thống AI và IoT (AI & IoT-based Inventory Management)

Tính chất, nội dung:

Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) kết hợp cảm biến IoT để tự động thu thập dữ liệu hàng tồn kho như trọng lượng, thể tích, nhiệt độ, độ ẩm,… giúp theo dõi tình trạng hàng hóa liên tục, đưa ra cảnh báo và dự báo số lượng tồn kho cần thiết. Kiểm kê gần như được tự động hóa, không cần kiểm tra thủ công thường xuyên.

Chứng từ sử dụng:

Toàn bộ quy trình kiểm kê được ghi nhận và xuất báo cáo trên nền tảng phần mềm thông minh. Biên bản kiểm kê, báo cáo phân tích, dự báo tồn kho được trích xuất tự động.

Đối tượng áp dụng:

Thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất công nghệ cao, ngành thực phẩm đông lạnh, dược phẩm hoặc chuỗi cung ứng có yêu cầu kiểm soát khắt khe.

Quy định về kiểm kê hàng tồn kho

Trước khi tiến hành kiểm kê, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết, gửi thông báo đến các bộ phận liên quan, và nếu cần thì thông báo đến khách hàng, đối tác. Cần phân công rõ ràng nhân sự chịu trách nhiệm kiểm kê, có kế hoạch kiểm kê theo khu vực, phân loại hàng hóa theo nhóm (giá trị cao, số lượng lớn, khả năng bán nhanh…). Trong quá trình kiểm kê, nhân viên cần theo dõi và ghi lại đầy đủ thông tin sản phẩm như mã vạch, SKU, lô hàng, nhà cung cấp,… và đảm bảo sự nhất quán trong quy trình làm việc giữa các bộ phận.

Đặc biệt, với các phương pháp kiểm kê hiện đại như sử dụng phần mềm WMS, công nghệ RFID, mã vạch hoặc drone, doanh nghiệp cần bổ sung một số quy định như:

• Đảm bảo thiết bị phần mềm/hardware hoạt động ổn định và được kiểm tra trước khi sử dụng, tránh tình trạng gián đoạn do lỗi hệ thống.

• Cập nhật dữ liệu kho theo thời gian thực để tránh sai số giữa phần mềm và thực tế.

• Huấn luyện nhân sự vận hành công nghệ, đặc biệt là nhân viên kho cần thành thạo việc quét mã vạch hoặc sử dụng máy đọc RFID.

• Thiết lập quyền truy cập dữ liệu kho để kiểm soát và bảo mật thông tin.

• Đối với kiểm kê bằng drone (thiết bị bay tự động), cần tuân thủ quy định an toàn bay trong nhà máy/kho và có người giám sát vận hành.

Kết luận

Trên đây là bài viết chia sẻ các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất. Hy vọng những thông tin trên từ Dichvuecom cung cấp sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho!

Xem thêm: 

• Hướng dẫn cách xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả nhất 2025